Samenvatting

  • Independent Waiver Service is de grootste onafhankelijke serviceorganisatie voor het vervaardigen van Waiver certificaten.
  • Doel van het project was het realiseren van een oplossing waarmee het verwerken van Waiver aanvragen efficiënter verloopt.
  • Door toepassing van een agile projectmethodiek zijn iteratief deelproducten opgeleverd.
  • De softwareoplossing heeft geresulteerd in aanzienlijke tijdsbesparing van het aanvraagproces. Door deze besparing kan het personeel meer dossiers afwikkelen in een kortere tijd. Dit heeft het bedrijfsresultaat aanzienlijk verhoogd.

+66% tijdsefficientie

Door automatische archivering, facturatie en notificatie.

-6 handmatige mails

Zes handmatige mails minder door automatische notificaties.

95% minder papierverbruik

Door processen te digitaliseren en overzichten te creëren.

25% sneller uitbetaald

Door automatische facturatie en automatische herinneringen.

Onze opdrachtgever

Independent Waiver Service

Independent Waiver Service (IWS) is een serviceorganisatie en tevens marktleider voor het vervaardigen van Waiver certificaten. Deze certificaten zijn benodigd voor het importeren of exporteren van goederen naar Waiver plichtige Afrikaanse landen. IWS verzorgt de aanvraag bij de lokale autoriteiten en neemt daarmee het gehele Waiver proces van haar klant uit handen.

Onze uitdaging

Automatiseren van zoveel mogelijk werkprocessen.

Independent Waiver Service benaderde Floro met de opdracht om een online portal te ontwikkelen zodat de grote stroom documenten die het bedrijf verwerkt efficiënt en digitaal beheerst kon worden. Hiervoor moest het aanleveren van informatie en documentatie door de klant beter gestroomlijnd worden zodat IWS minder administratieve handelingen uit hoeft te voeren. 

Ook was het belangrijk dat notificaties per e-mail geautomatiseerd verstuurd zouden gaan worden zodat klanten te allen tijde geïnformeerd zijn over updates met betrekking tot hun dossiers. Met de tijd die hierbij vrijkomt kunnen medewerkers meer dossiers in behandeling nemen in dezelfde beschikbare tijd.

Om de volledige financiële flow te automatiseren was ook een koppeling met de boekhoudsoftware Exact Online gewenst. Met deze koppeling wordt een volledige integratie van relaties, facturen, betalingen en kredieten verwezenlijkt. Facturen en betalingen worden automatisch aangemaakt, geboekt en verwerkt. 

Wat zegt het projectteam

De potentie naar digitalisering was enorm.

"Per dag werd een enorme hoeveelheid documenten gemaild, geprint en ingescand. Hier ging veel tijd verloren aan het handmatig schrijven van papieren aanvragen en het opstellen van facturen. Doordat van te voren het gehele proces in kaart was gebracht bleek achteraf dat er meer geautomatiseerd kon worden dan de klant dacht!"

- Lauren Fortes, Product owner bij Floro Webdevelopment

Het proces

Sprinten naar de eindstreep

Na de functionele en technische uitwerking van de applicatie kon gestart worden met de ontwikkeling. Het project werd verdeeld in verschillende sprints waarmee steeds deelproducten opgeleverd. Na een aantal maanden was het moment daar dat de eerste pilot-klanten toegang tot de applicatie konden krijgen. Door klanten in fases toegang te geven tot de applicatie kon op een efficiënte manier feedback verzameld, beoordeeld en verwerkt worden.

Het resultaat

Meer selfservice, minder papierverbruik en een toename in tijdsefficiëntie wat groei mogelijk heeft gemaakt

Het portaal zorgt voor tevreden klanten die dag en nacht nieuwe aanvragen kunnen indienen en te allen tijde de status van hun Waiver-aanvraag kunnen inzien.

Voor IWS heeft de oplossing geleid tot een besparing van 95% in papier en 66% in efficiëntie door het automatisch archiveren van documenten en het automatisch factureren van de dossiers.

Wat zegt Steven Roos (Directeur, IWS)

‘In 2017 kwamen wij in contact met Floro, zij hebben voor ons een modern portaal ontwikkeld wat naadloos aansluit bij onze werkprocessen. We hebben het specifiek over custom made software, wat door en voor IWS is ontwikkelt.  Klanten kunnen op ieder moment opdrachten razend snel aanmelden, hun status controleren van lopende opdrachten, en hebben zij altijd toegang tot hun facturen, en kunnen zij zonder ons te hoeven bellen of een mail te sturen, prijzen per land opvragen. Mede dankzij het portaal wat door Floro is gebouwd, hebben wij als bedrijf onze marktpositie wereldwijd kunnen uitbouwen en verstevigen.’